Politique de confidentialité
Tous les employés et les bénévoles des agences doivent se conformer à cette politique de confidentialité. Tout manquement à cette règle donnera ouverture à une possibilité de destitution.
Le responsable des jumelages de l’agence expliquera la nature confidentielle de nos services au bénévole et au parent/gardien le plus tôt possible au cours du processus d’orientation et de sélection. En tout temps par la suite, le responsable assurera la confidentialité des dossiers de la clientèle.
Les renseignements contenus aux dossiers ne seront pas divulgués par l’agence à des tiers à moins d’avoir obtenu la permission formelle écrite des personnes en cause, sauf dans les cas suivants :
- Lorsque la sécurité d’un enfant dépend de la divulgation de ces renseignements. Cela pourrait inclure des doutes de négligence ou d’abus d’un enfant. Les autorités compétentes seront informées lorsque cela est nécessaire. Cela pourrait résulter à la divulgation de renseignements confidentiels sans le consentement écrit de la personne aux assureurs ou au conseiller juridique des Grands Frères Grandes Sœurs, tel que cela pourrait s’avérer approprier dans le cadre de toute procédure ou enquête judiciaire.
- En cas d’une injonction à cet effet par les tribunaux ;
- En cas d’obligation par les lois.
- Lors des examens des dossiers de cas pendant l’accréditation périodique de l’agence, incluant les renseignements personnels pertinents qui seront transmis aux représentants autorisés des Grands Frères Grandes Sœurs du Canada.
Si des informations confidentielles sont requises pour la garde légale d’un enfant ou pour toute affaire juridique autre qu’un cas de « protection de l’enfant », l’agence ne divulguera l’information seulement si elle est requise par un ordre de cour.
Aucun employé de l’agence ou bénévole ne devra utiliser d’information confidentielle pour promouvoir un intérêt personnel, financier ou autre.
Selon les Normes nationales des Grands Frères Grandes Sœurs du Canada :
- Aucune information ne sera transmise à des personnes ou à des organisations en dehors des Grands Frères Grandes Sœurs du Canada et à leurs agents à propos des parents, des enfants et des bénévoles sans leur consentement formel écrit sauf sur injonction par les tribunaux.
- Les dossiers des agences et la documentation, incluant les dossiers électroniques afférents demeurent strictement confidentiels et doivent être conservés en lieu sûr. (par exemple, une filière, un bureau, etc. sous clé, et protégé par un mot de passe, etc.
Les dossiers des agences seront strictement et seulement accessibles aux responsables des jumelages, au directeur général, aux superviseurs des jumelages et, en certains cas, à d’autres responsables de jumelage.